[UABG]

Hola,

En la Universitat Autònoma de Barcelona estamos trabajando con Alma y GTBib. De hecho, en la próxima reunión Hermes-GTBIB que tendrá lugar el 30 de septiembre en la Universidad de Cantabria presentamos una ponencia sobre la integración de GTBib y ALMA.
En la página https://web.unican.es/buc/biblioteca/reunion-hermes-gtbib-septiembre-2022 puedes encontrar la agenda, y datos prácticos sobre el encuentro.

Si lo prefieres, puedes contactar en privado y procuraremos resolver todas tus dudas.

Isàvena Opisso
PI UAB
pi@uab.cat

[UABG]

Buenos días

En la UAB necesitamos que nos envíen listados previos de lo que se facturará antes de que nos emitan factura (no hace falta que sean proforma), hemos marcado la casilla para que se sepa que nos han de enviar la información previa, pero con unos listados nos basta.

Nosotros, por nuestra parte, seguiremos enviando listados previos como ya hace tiempo que hacemos. No haremos proformas

Saludos

 

Marisol

 

UAB

[UABG]

No era una factura gtbib. Está hecha con otro programa, generada en XML pero enviada en pdf. Nuestro servicio de registro no la acepta así

[UABG]

No sabíamos nada de esta iniciativa del grupo G9, quizás pudiérais informarnos a las demás de cómo va esta prueba que estáis haciendo

[UABG]

Estimados compañeros:

Me consta que hay centros que ya han establecido acuerdos de gratuidad entre ellos y muchos centros que trabajan con vouchers para eludir el montón de trabajo que genera la facturación al tener que emitir muchas facturas mensualmente y tener que gestionar pagos y cobros, aunque sean de importes pequeños. Es cierto que la tarea de gestión económica cada vez es mayor y más trabajosa, y este mes se ha complicado más con la implantación del SII y es de esperar que se siga complicando más porque la reglamentación cada vez es más rígida y todo está cada vez más controlado.

A nosotros se nos dijo que no podíamos trabajar con vouchers, al no ajustarse a la legalidad por el tema del IVA, aunque este uso está contemplado en la normativa IFLA internacional. Tampoco se nos permite establecer acuerdos de gratuidad. Tanto un sistema como otro serían fantásticos, pero nosotros no podemos trabajar con ellos.

Un saludo

 

Marisol

UAB

[UABG]

Hola

Este servicio envía un preventivo (un presupuesto de reproducción), que se paga y a posteriori envían una factura. Hay que vigilar porque en una ocasión enviaban la factura con IVA, y cuando les pedimos que quitaran el IVA, no cuadraba el importe con el del preventivo, porque en él incluían el IVA sin indicarlo. Hay que avisarles de que no han de cobrar IVA ni en el preventivo ni en la factura. Además, en ella indican su partita IVA, que es su código fiscal interno, en vez del vat number, el número es el mismo, pero faltan las letras iniciales, las que corresponden al país,  y hay que pedirles que las añadan.

Marisol

[UABG]

Sobre lo del vat number de Subito:

Hola

No se puede usar el vat number de Subito, porque lo que nos envía no son facturas de Subito, sino «lists of payment» de todos los centros que nos sirven a a través de Subito, con los detalles de las petciones, los centros que sirven, los datos de la factura que nos hace cada centro (aunque nosotros no las veamos nunca), los vat numbers de los diferentes centros…. Es como una información de todo lo que hemos de pagar, pero no se puede tratar como una factura que nos hace Subito. Nosotros también tuvimos la misma problemática y ellos fueron muy tajantes al respecto, no podíamos usar su vat number porque ellos no nos están facturando nada, simplemente nos resumen una información, es como si cojieran todas las facturas y las pusieran en una. Al final, nuestra Área de Economía nos dijo que la unica manera era entrar estos «lists of payment» como justificantes, no como facturas, poniendo a subito, como proveedor. Al ser justificantes, no autoliquidamos IVA, no es necesario el vat number

Subito  nos dijo que si queríamos auténticas facturas, entonces teníamos que pedir directamente a las diferentes bibliotecas y entonces cada biblioteca nos enviaría su factura correspondiente, pero si estaban ellos de intermediarios emitían estas listas. Os copio aquí lo que nos dijeron:

subito e.V. is the commission agent. So we are not allowed to send 
you an invoice. We have to send you an list of payment, concerning 
the fiscal law.

subito is a cooperation of libraries in Germany, Austria and Switzerland. 
subito is responsible for the internet homepage and the central regulation. 
But the document delivery is the service of the libraries. 

If you order via subito you will get the list of payments. 
We have no other possibilities.
If you cannot accept the list of payment you cannot order via subito.


Lo de registrar estas listas como justificantes (documentos substitutivos) no era una situación ideal, pero al ser Subito un proveedor que nos era tan necesario y tan habitual y que nos ahorraba mucho trabajo, se adoptaba esta solución como mal menor
Sí que veréis que en estos lists of payment al final aparecen costes de gastos de licencias de autor.... y vereis que entonces sí son los datos de subito y su vat number, porque las licencias las cobran directamente ellos y están sometidas a IVA, o sea que al pagar a Subito estamos pagando IVA a Subito por esas licencias por las que ellos sí nos han facturado. O sea, que en estas listas se relacionan facturas de los centros por los documentos y también facturas de Subito por las licencias, o sea, un lío increíble. 

Nos decían:

Our subito VAT ID DE226169987 is only given when there is an invoice in the name

of subito (which happens when there are charges for licence fees).

Esto aún lía más el asunto.

Nosotros no hemos arreglado así, y de momento no ha habido problemas.

Saludos

 

Marisol

UAB

[UABG]

Hola

La UAB, según lo que marca el RDL 4/2013 en su art. 33, ha de seguir facturando según los plazos legales (dentro de los 30 días siguientes a aquel en el que se hizo el servicio) hasta fin de año, por lo cual todos aquellos centros que no deseen recibir facturas de la UAB pasada la fecha de límite que informáis, deberías hacer las solicitudes a otros centros.

Atentamente

 

Marisol

UAB

 

 

[UABG]

Añado esta respuesta de Kronos sobre el tema de los datos para la factura electrónica:

Ya hemos añadido un cuarto campo, unidad proponente, ha de tener este nombre y todo y que es libre tiene un tamaño máximo de 32 dígitos pues hemos comprobado que es el máximo que admite el validador de facturae.

El formato facturae 3.2 es el XML que veís que se genera debajo, explicar esto no es sencillo ni trivial, requiere después un certificado digital para firmar el XML y un sistema de firma, pero podemos hacer una explicación en la reunión de usuarios (si alguien propone hacer alguna).

De hecho la factura de mantenimiento vuestra la generamos con gtbib en formato factura-e 3.2 y subido al portal e.FACT

UAB

 

[UABG]

Se supone que todas las universidades aplicamos la ley, sin embargo el funcionamiento es diferente, algunas liquidan mensualmente el iva, como nosotros (lo que obliga a factuar mensualmente), otras lo hacen trimestralmente, algunas trabajan con vouchers, a otras no se le permite. Cada una, por lo tanto, tendrá que seguir los criterios que siga su universidad.

[UABG]

A nosotros nos dicen que la facturación ha de ser mensual (el mismo mes que sirves un documento has de facturarlo). Si la factura es de fecha diferente al día que hiciste el servicio, en la factura ha de quedar reflejada la fecha del servicio (por eso nosotros pedimos a Kronos que nos pusiera al lado de cada petición la fecha de servicio en vez de la fecha de petición para que ya nos saliera automática), ya que no facturamos cada vez que servimos, sino una vez al mes todo lo que se ha servido ese mes..

Marisol Neira
Universitat Autonoma de Barcelona

[UABG]

Hola

Hay una universidad que aparte de los campos añadidos, también pide que se informe el campo «órgano proponente». ¿Se debería añadir también a la agenda o es un caso excepcional de esta universidad?

En cuanto a la obligariedad de poner esos campos siempre (en las facturas electrónicas sólo o en todas), habría que aclararlo. La Universidad de Navarra nos pidió que lo incluyéramos en las facturas normales que les hacemos.

Saludos

 

 

 

[UABG]

Os recordamos que este servicio permanecerá cerrado del día 1 al 31 de Agosto.

Buenas vacaciones a todos

 

Préstamo Interbibliotecario

Servei de biblioteques de la UAB

 

[UABG]

Hola

Pues parece que vivamos todos en planetas diferentes, porque recibimos instrucciones diferentes de nuestros respectivos responsables. Para mí trabajar con vouchers es super-cómo y evita mucho trabajo pero me han dicho que no podremos trabajar más en cuanto empecemos a aplicar IVA, por todo lo que ya os he explicado antes.

 

[UABG]

Hola

Referente al pago con IFLAS, esta forma de pago se usa con la finalidad de no tener que emitir facturas, es lo que antes llamaríamos un trueque. Una forma de intercambio. La idea es genial, van y vienen vouchers y ni se hacen facturas ni hay comisiones bancarias. A nosotras muchas extranjeras nos pagan y cobran con vouchers y de este modo se ahorran facturar y pagar comisiones bancarias. Nosotros aquí hemos de facturar igualmente aunque cobremos en vouchers y a la hora de pagar con vouchers íbamos haciendo con los presupuestos o mensajes (porque es lo que nos enviaban, no facturas) en que nos decían que pagáramos tantos vouchers, aprovechando que no había IVA pues la cosa iba colando. Al haber IVA tiene que haber facturas a ambos lados, lo cual implica que hemos de tener los vat number de los centros a los que facturamos, y muchos no tienen (por eso usan vouchers), lo cual es un problema. Algunos  te dicen que no hace falta porque para ellos el servicio de pi no está sujeto a iva. Cuando es al revés, pedimos que nos facturen y muchos nos dicen que no emiten facturas. Y si tenemos iva ya no podemos aceptar justificantes ni cosas raras, necesitamos una factura en toda regla.

El problema es que si hay IVA, si a tí te envían una factura de 15 euros, enviarás dos vouchers cuyo valor es 16. Al ir a autoliquidar IVA, el importe que tú has pagado no se corresponde con el facturado.Nosotros hicimos la consulta con el responsable del IVA de nuestra universidad y nos dijo que no podríamos seguir trabajando con vouchers por ese problema (aparte del hecho de que teníamos que exigirles que hicieran factura y nos dieran el vat-number, cosa que con algunos es imposible de conseguir), por eso os lo comento. Los vouchers son maravillosos si los puedes usar como hacen por ahí fuera, pero si hay que emitir y exigir facturas y aplicar iva y autoliquidarlo , no van biem. El problema es que hay centros que sólo trabajan con vouchers, entonces, si el documento está sólo allí, ¿qué pasa? ?Dejamos de trabajar con estos centros? Ya veis que el tema de trabajar o no con iva cambia mucho las cosas

 

Un saludo

 

Marisol

UAB

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